ضرورت استفاده از مدیریت پروژه
مدیریت پروژه علم برنامه ریزی، سازمان‌دهی، تقسیم وظایف و تخصیص بودجه برای رسیدن به هدف است. بنابراین مدیریت پروژه را نه تنها یک علم بلکه می توان یک هنر نامید. هنر هماهنگ‌سازی ناهماهنگی‌ها! یک مدیر پروژه باید منابع را به درستی به بخش‌ها و فازهای مختلف تخصیص دهد، جداول زمانی دقیقی تدوین کند، ریسک‌های پروژه را تشخیص داده و آن‌ها را کاهش دهد و در عین حال با مدیریت صحیح منابع انسانی به بالاترین بهره‌وری برسد. بنابراین می‌توان او را یکی برای همه و همه برای یکی دانست!
تعریف پروژه نیز به قدر مدیریت پروژه، گسترده است. یک پروژه می‌تواند طراحی و ساخت یک محصول جدید، طراحی و پیاده‌سازی یک نرم افزار مدیریت پروژه ، برگزاری یک رویداد بزرگ و یا حتی ساخت یک سازه عظیم باشد. مدیریت پروژه با ایجاد یک ساختار هوشمندانه، ایده‌های شهودی را به وسیله تعریف وظایف و استفاده از منابع به واقعیت تبدیل می‌کند.
در این مقاله با عمیق شدن در مفهوم مدیریت پروژه، به تعریف دقیقی از آن می‌رسیم، روش‌های مختلف آن را توضیح می‌دهیم و در نهایت با معرفی ابزارهای مدیریت پروژه، شما را برای رسیدن به بهترین نتیجه همراهی می‌کنیم.
پروژه چیست؟
پروژه یک فرآیند موقتی است که برای خلق یک محصول تازه، خدماتی جدید و یا نتیجه‌ای منحصر به فرد تدوین می‌شود. یک پروژه شامل اهداف مشخص، جدول زمانی دقیق و شاخص‌های کلیدی تعیین شده است. هم‌چنین پروژه‌ها زمان شروع و پایان معینی دارند و دارای منابع مشخصی هستند. از دیگر ویژگی‌های یک پروژه این است که معمولاً مجموعه‌ای از افراد با تخصص‌ها و مهارت‌های مختلف، در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند و یک تیم را می‌سازند و پروژه را به صورت گروهی جلو می‌برند. پروژه‌ها به ایده‌های ذهنی ساختار می‌دهند و آن‌ها را تبدیل به واقعیت می‌کنند. خواه این ایده‌ها، ساختن یک پل عظیم باشند و چه پیاده‌سازی یک نرم افزار سازمانی، با تعریف آن‌ها در قالب یک پروژه می‌توان آن‌ها را به واقعیت تبدیل کرد.
5 چرخه اصلی حیات پروژه
چرخه حیات پروژه یک مفهوم اساسی برای درک بهتر فرآیند ساخت و اجرای یک پروژه است. این مفهوم، مانند یک مسیر راه است که مراحل مختلف پروژه را نشان می‌دهد و مدیر پروژه و دیگر اعضای تیم، در حین پروژه باید بدانند که در کدام مرحله از این چرخه ایستاده‌اند. چرخه حیات پروژه 5 مرحله دارد:
1. شروع
در این مرحله، پروژه امکان‌سنجی می‌شود، ذینفعان مشخص شده و اهداف تعیین می‌گردد. در نهایت طرح اولیه پروژه توسط مدیر پروژه، تدوین و نهایی‌سازی می‌شود.
2. برنامه‌ریزی
در این مرحله، زمان بندی، تخصیص منابع و بودجه انجام می‌گیرد. به این معنا که هدف اصلی را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کرده و یک برنامه زمانی برای رسیدن به آن‌ها تعریف می‌شود.
3. اجرا
در این مرحله کار واقعی آغاز می‌شود. هماهنگی منابع انسانی، کنترل عملکرد و بررسی پیشرفت پروژه از مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه در این مرحله است.
4. نظارت و کنترل
مرحله نظارت یک فرآیند مداوم است که موازی مرحله اجرا، انجام می‌گیرد. در این مرحله، مدیر پروژه شاخص‌های کلیدی عملکرد را در تمام بخش‌های پروژه بررسی می‌کند و گزارش‌هایی برای ذینفعان پروژه تدوین می‌کند.
نظارت بر زمان، بودجه، محدوده، کیفیت و ریسک‌های پروژه از مهم‌ترین عواملی است که مدیر پروژه آن‌ها را رصد می‌کند تا مطمئن شود همه در مسیر تعیین شده باقی مانده و دچار انحراف نشده باشند.
5. پایان
پایان پروژه، مرحله نهایی‌سازی و تحویل محصولات نهایی پروژه است. در این مرحله، مستندات نهایی آماده می‌شود و قرارداد به پایان می‌رسد. این همان مرحله‌ای است که مدیر پروژه و دیگر همراهانش به قله‌ی هدف می‌رسند.